Согласно утвержденному исполкомом "Порядку возмещения фактических расходов на копирование или печать документов, предоставляемых по запросу на информацию структурными подразделениями Сумского городского совета", введен механизм определения фактических затрат на копирование или печать документов, предоставляемых по запросу на информацию,  и возмещение этих расходов авторами запросов.

В мэрии отмечают, что возмещение фактических расходов на копирование и печать документов с авторов запросов осуществляется в случае изготовления более 10 страниц копий (экземпляров) документов, начиная с первой страницы, согласно предоставленному счету.

Структурное подразделение Сумского горсовета готовящее информацию на запрос, в случае необходимости осуществления копирования или печати документов по запросу на информацию объемом более 10 страниц, определяет количество страниц, их формат, наличие в документах информации с ограниченным доступом и в течение одного рабочего дня с даты получения запроса представляет в отдел бухгалтерского учета и отчетности заявку на выписку счета для осуществления оплаты расходов на копирование или печать, предоставляемые по запросу на информацию.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности на основании полученной заявки осуществляет расчет фактических затрат по составляющим, оформляет счет и в течение одного рабочего дня предоставляет счет запрашивающему информацию с указанием фактических затрат, связанных с копированием или печатью документов и реквизитов (может быть предоставлен почтовым отправлением или под личную расписку автора запроса).

Оплата счетов может осуществляться в любом финансово-банковском учреждении.
Средства, выплачиваемые в качестве возмещения расходов на копирование и печать документов, зачисляются на счета общего фонда местного бюджета, открытые в органах Государственной казначейской службы Украины.

После поступления на счет исполнительного комитета Сумского горсовета средств от автора запроса, отдел бухгалтерского учета и отчетности предоставляет в структурное подразделение, которое готовит информацию по запросу копию ранее выписанного счета с отметкой об уплате и дате поступления средств на счет.

Ответ на запрос предоставляется после полной оплаты автором запроса рассчитанных расходов, связанных с копированием или печатью документов.

Ответ на запрос не предоставляется в случае полного или частичного отказа автора запроса от оплаты предусмотренных Порядком расходов. В случае непоступления в месячный срок документов, подтверждающих полную оплату расходов, запрашивающему предоставляется отказ в получении ответа на запрос на информацию.